sábado, 10 de octubre de 2009

proformas


catálogos


El catálogo es una publicación empresarial cuyo fin es la promoción de productos o servicios que una compañía ofrece. En éste una compañía encuentra la manera más ordenada de exponer sus productos o servicios al público consumidor y generalmente está compuesto por varias imágenes que presentan visualmente los productos o los servicios que en él se ofrecen. El catálogo es principalmente visual.

Lo más usual es que los catálogos presenten una serie de productos o servicios ofrecidos por determinada compañía, pero también se los utiliza para hacer presentaciones individuales y muy detalladas de un producto en particular, especificando, en el caso de un producto, sus características materiales, sus funciones principales, su apariencia física, las especificaciones técnicas pertinentes y todas aquellas aclaraciones que deban hacerse acerca de él; y en el caso de un servicio, se presentan sus características básicas, los distintos usos o funciones que éste posee, la conveniencia de su utilización aplicada a cierta área o disciplina, las comodidades que ofrece, las especificaciones técnicas y las condiciones de contratación.

Notas de pedido

cotizaciones


Una cotización es un escrito que una empresa envía a un cliente con el fin de darle conocer el precio de algún producto solicitado.

Para que sirve?
Una cotización te marca que es lo que vas a comprar sus características su precio y su rendimiento así como extras que se van a dar en este producto, te sirve para comparar precios características y funcionamientos entre diferentes cotizaciones de empresas o productos pones en la balanza desempeño contra precio

SOLICITUD DE COMPRA:


Una solicitud de compra es un formulario escrito que generalmente la envía el departamento de compras y surge de la necesidad de materiales o suministros. Las requisiciones de compras están generalmente impresas y prenumeradas con especificaciones de la Compañía

AREA DE LOGISTICA


Logística, según el CLM – Consejo de Gerencia de Logística -, se define como el proceso de planear, implementar y controlar de manera efectiva y eficiente, en costos, el flujo y el almacenamiento de la materia prima, el inventario en proceso, el producto terminado y la información relacionada, desde el punto del origen hasta el punto de consumo, con el propósito de satisfacer los requerimientos del cliente.

La misión de logística es llevar los bienes o servicios correctos al punto correcto, en el momento correcto y en las condiciones deseadas, a la vez que la empresa obtiene los mayores beneficios.

Actividades principales de logística:

1. Estándares de servicio al cliente.
Cooperar con el mercado para:
• Determinar las necesidades del cliente, en cuanto a logística y servicio al cliente.
• Determinar la satisfacción del consumidor con respecto al servicio.
• Establecer niveles de servicio al cliente.

2. Transporte:
• Selección del método y servicio de transporte.
• Consolidación de cargas.
• Rutas de transportadoras.
• Programación de vehículos
• Selección de equipos
• Proceso de reclamos
• Auditoria de indicadores

3. Manejo de inventarios:
• Políticas de almacenamiento de materia prima y producto terminado
• Pronóstico de ventas en el corto plazo
• Mezcla de producto (mix) en los puntos de inventario
• Número, tamaño y ubicación de los puntos de inventario
• Estrategias de justo a tiempo, halar y empujar.

4. Procesamientos de órdenes de compra:
• Procedimiento de interfase con inventarios, órdenes y ventas
• Métodos de información sobre el estado de las órdenes
• Reglas para hacer pedidos.

Actividades de soporte de logística:

1. Bodega:
• Determinación del espacio
• Diseño de ubicación de inventarios y puntos de carga
• Configuración de bodegas
• Colocación de inventarios

2. Manejo de materiales:
• Selección de equipos
• Políticas de reemplazo de equipos
• Procedimientos de alistamiento y separación de pedidos (“order-picking”)
• Almacenamiento y retiro de inventarios

3. Compras:
• Selección de proveedores
• Tiempo de compras
• Cantidades de compras

4. Embalaje:
• Manejo
• Almacenamiento
• Protección contra daños y pérdidas

5. Cooperación producción para:
• Especificar cantidades agregadas
• Secuencia y tiempos de producción

6. Mantenimiento de información:
• Obtención, almacenamiento y manipulación de la información
• Análisis de datos
• Procedimientos de control

Tipos de Logística: Dependiendo del tipo de desarrollo logístico de la empresa y de las funciones que desempeña, existen cuatro tipos de logística:

1. Logística de producción o de operaciones: Tiene que ver con la planeación de la producción, incluyendo las necesidades de materia prima, mantenimiento y equipos.

2. Logística comercial: Tiene que ver con la comercialización, la venta, las entregas, las devoluciones y el transporte.

3. Logística internacional: Tiene que ver con importaciones, exportaciones, bancos, agentes de aduana y transporte internacional.

4. Logística integrada: Parte desde el plan estratégico e incluye los tres tipos de logística anteriores. Participa en la planeación estratégica, en aspectos tales como producción, compras, sistemas de información, estructura de la organización, investigación y desarrollo, economía y finanzas, desarrollo de productos, clientes, ventas y servicios.

2.- Notas de entrega


Documento que confecciona el vendedor y lo entrega al comprador junto con la mercancía.

Tiene como objetivo:

  • Servir de justificante la entrega de la mercancía
  • Guía en la elaboración de la factura

Se confeccionan tres copias:

  • Original + 1ª copia: Se remiten al cliente (tras la devolución de una de ellas, se entregará al Dpto. de Contabilidad)
  • 2ª copia: se queda en el almacén (justificación de salida de mercancía)
  • 3ª copia: se envía al dpto. de compras

Datos que reflejará:

  • Datos del vendedor
  • Número de orden y fecha de emisión
  • Datos del cliente
  • Referencias:
  • Núm. y fecha de pedido
  • Representante/agente de la operación
  • Forma de envío:
  • Agencia de transporte
  • Pago de los portes
  • Núm. Paquetes o bultos
  • Descripción de la mercancía
  • Observaciones
  • Recibí

En caso de no estar conforme con la mercancía recibida:

  • Se procede a la devolución
  • No se firma la aceptación/conformidad
  • Aunque también podemos:
  • Rectificar el albarán
  • Hacer las observaciones oportunas

Un caso especial de albarán es el Albarán Valorado.

  • Se emite cuando el comprador no exige factura y el importe se paga al contado
  • Sirve como nota de entrega y justificante de compra.
  • Se cumplimenta con:

Ø Descripción de la mercancía

Ø Precio unitario

Ø Descuentos

Ø Importes parciales

Ø Impuestos (o IVA incluido)


1. Pedido interno




• Pedido interno: es aquel realizado desde dentro de la organización por cualquiera de las áreas existentes, consecuencia de una necesidad específica.
• Pedido: es aquel realizado por un cliente.
Es importante redactar el escrito con la mayor claridad y precisión, pues de esta forma se evitarán errores y equívocos que obligarían a demorar la entrega.
Hay una serie de datos que deben incluirse siempre en estas cartas:
- Datos del solicitante
- Destino del pedido o área
- Fecha en la que debe hacerse la entrega
- Detallar al máximo el género (cantidad, modelo, referencia).
Hay muchas empresas que, para tal fin, tienen ya papel impreso en forma de orden de pedido. De esta forma el mecanógrafo ahorra mucho tiempo, pues tan sólo ha de rellenar los espacios vacíos del formato del impreso con los datos necesarios.

lunes, 5 de octubre de 2009

1.- CUALIDADES DEL PARRAFO

LAS CUALIDADES DEL PARRAFO:


Además de estar gramaticalmente bien estructuradas, las oraciones que constituyen el párrafo debe cumplir con algunos requisitos, indispensables para que el mensaje contenido en ellas sea fácilmente comprensible.

Como cualidades principales del párrafo figuran: la unidad de sentido y la coherencia.

1. Unidad de sentido

La unidad de sentido se logra haciendo que todas las oraciones del párrafo giren en torno a una sola idea principal. En cada párrafo, por tanto cualquiera que sea su extensión, la cantidad de oraciones que contenga y la forma gramatical como esas oraciones se encuentran relacionadas, conviene tratar un solo tema o asunto.

Oración + oración + oración = párrafo

Normalmente la idea principal va expresada en la primera oración del párrafo, pero puede encontrarse también en el medio o al final.

2. Coherencia

Coherencia por que el contenido de la idea logra comunicar el mensaje de una manera clara, precisa y objetiva, aprecia una relación lógica entre las partes que constituyen un párrafo.

Según Martín Vivaldi, la “unidad de propósito” significa que todo párrafo se forma de una serie de frases encadenadas en las que debe haber coherencia entre la idea principal expresada y las ideas complementarias o secundarias.

El problema más común cuando se escribe a “vuela pluma” es que se dice más de lo necesario, es decir, hoy frases modificativas (subordinadas) que muchas veces no son necesarias para la comprensión de la idea principal. Por ejemplo:

Cuando llego a casa la nueva lavadora eléctrica, que era marca Lavatin y que había costado más que nuestra estufa, y le fue entregada a mamá por el comerciante de la tienda de aparatos eléctricos, ella no se dio cuenta al principio de que se trataba de un regalo que papá le hacia por su cumpleaños, en el día de su vigésimo quinto aniversario.

Las letras cursivas indican la idea principal, mientras que el resto de las frases son añadidos innecesarios que cuando se eliminan el párrafo obtiene precisión y claridad.



2.- AMBIGUEDAD EN EL PARRAFO

Cuando un párrafo esta bien escrito y estructurado es fácil encontrar sus partes (introducción, transición y conclusión), por lo que el mensaje o la intención de lo que se quiere comunicar se comprende perfectamente. Pero no siempre un párrafo esta bien escrito, dando lugar a confusiones que podrían hacer difícil su comprensión.
Para redactar correctamente un párrafo debemos cuidar los siguientes aspectos:
1. Que exista coherencia, es decir, relación entre la idea principal del párrafo y las ideas secundarias del mismo.
2. Que las frases tengan coordinación entre si, sobre todo cuando estas se unen con la idea principal. Para evitar confusiones se deben emplear conjunciones, preposiciones a modos prepositivos (dos a mas palabras que funcionan como una preposición), atendiendo a la construcción lógica y sintáctica del párrafo.
Es importante señalar que el uso exagerado de preposiciones, conjunciones y modos prepositivos muchas veces vulgarizan la redacción; para evitarlo es recomendable usarlos moderadamente, sin convertirlos en "muletillas" (puntos de apoyo repetidos; por ejemplo: este ..., entiendes ..., hummm, etc.) que nos hacen caer en la monotonía. Estas repeticiones inútiles se pueden suplir con algunos signos de puntuación, y si no es posible se deben, utilizar las partículas de enlace (preposiciones y conjunciones).
 Un aspecto que debemos cuidar mucho en la redacción de un párrafo son los cambios de sujeto. Dicho de otra manera, cuando tenemos dos oraciones con distinto sujeto, lo conveniente es seleccionar al sujeto más importante. Por ejemplo:
Ibáñez era un buen portero, pero /a de/antera enemiga era imparable.
Estas dos oraciones están ligadas con la conjunción adversativa pero, y en ellas Ibáñez y la delantera contraria son sujetos; de esta manera tenemos dos sujetos. Lo correcto seria tener un sujeto principal para ambas oraciones. Para lograrlo debemos redactarla así:
Ibáñez era un buen portero, pero no lo suficiente como para contener la delantera contraria.
Así, podemos notar que la oración tiene un sujeto principal: Ibáñez; que el verbo ser, que esta en copretérito (era), ya no se repite y se utiliza solo una vez.

 Por otra parte, y atendiendo al mismo aspecto, hay ocasiones en que el verbo, la persona y la voz no concuerdan, como en el siguiente ejemplo:
Cuando nos dicen inteligentes, se siente uno muy orgulloso.
Aquí no hay concordancia entre la persona de los verbos de estas oraciones. En la primera oración, nos dicen esta en primera persona de plural (nosotros). La segunda, se siente esta en tercera persona del singular (uno). Por tanto, lo correcto para esta oración será:
Cuando nos dicen inteligentes, nos sentimos muy orgullosos.

 Otro aspecto que hay que cuidar en la redacción de un párrafo es la variedad y la armonía. A este respecto, Vivaldi dice: "Un párrafo compuesto exclusivamente a base de frases largas, suele resultar oscuro, embrollado; por el contrario, una serie ininterrumpida de frases cortas, enlazadas por puntos, es causa de monotonía. Por consiguiente: conviene alternar las frases cortas con las largas para que lo escrito resulte variado, armonioso ..."
Para ejemplificar lo dicho par Martin Vivaldi, analicemos el siguiente ejemplo:
EI mago se calzó las botas. Arregló la mesa de trabajo. Le pegó al sombrero con la varita. Dijo unas palabras. Se ajustó los guantes. Sopló al sombrero. Las palomas salieron volando.
En este párrafo se siente la monotonía al utilizar solamente oraciones cortas enlazadas por puntos. Con una combinación de cortas y largas quedaría así:
EI mago se calzó las botas y arregló la mesa de trabajo; le pegó al sombrero con la varita, dijo unas palabras ajustándose los guantes y sopló al sombrero. Las palomas salieron volando.

 También resulta indispensable tomar en cuenta los principios sintácticos que darán orden lógico al párrafo.
La construcción sintáctica es la que ordena los elementos de la frase:
1° sujeto - 2° verbo - 3° complementos: directo, indirecto y circunstancial.
1° sujeto - 2° predicado.
Ejemplo:
Isabel II, reina de Inglaterra, concedió la independencia a Ghana no hace mucho tiempo.
• Sujeto: Isabel II, reina de Inglaterra,
• Verbo: concedió
• Complemento directo: la independencia
• Complemento indirecto: a Ghana
• Complemento circunstancial: no hace mucho tiempo.

 Otro principio importante para la construcción lógica del párrafo es: una idea puede expresarse de diferentes modos, según la importancia que le queramos dar; es decir, que el orden de las palabras puede someterse al orden de las ideas, como en el siguiente ejemplo:
Mi primo Juan, ingeniero de caminos, regaló todos sus libros a mi padre antes de morir.
Si la frase que deseamos resaltar es la biblioteca del primo, entonces el párrafo quedara así:
Todos estos libros los regaló mi primo, poco antes de morir, a mi padre.
En cambio, si queremos destacar la idea del tiempo el párrafo cambia:
Poco antes de morir, mi primo, e/ ingeniero de caminos, regaló todos sus libros a mi padre.

 Otro elemento que hay que considerar es la cohesión, que consiste en ligar la idea principal de una frase con la idea final dentro de un párrafo, como en las siguientes oraciones:
Se produjo una gran confusión entre los vecinos, todos gritaban y daban órdenes, pero nadie se entendía. Las habitaciones estaban convertidas en pequeñas lagunas y el agua corría por todas partes cuando reventaron las tuberías de la casa.
La idea no es clara, debido a que no hay cohesión entre las oraciones. En cambio:
Cuando reventaron las tuberías de la casa se produjo una gran confusión entre los vecinos. EI agua corría por todas partes; las habitaciones estaban convertidas en pequeñas lagunas. Todos gritaban y daban órdenes, pero nadie se entendía.
En este ejemplo la idea inicial tiene cohesión con las oraciones que le siguen hasta la oración final.

 Para complementar todo lo anterior, se añade una última observación acerca del pronombre relativo que.
EI pronombre relativo que debe colocarse cerca de su antecedente, por ejemplo:
Señalaré un capítulo en este libro que me parece muy interesante.
En esta forma, pareciera que el pronombre modifica a libro; sin embargo, lo interesante es el capítulo, por ello la oración deberá redactarse así:
Señalaré en este libro un capítulo que me parece muy interesante.